Radnik u Srbiji elektronskim putem može da dobije samo rešenje za godišnji odmor i platni list. Ostali dokumenti moraju da budu na papiru. 

Tako kažu inspektori, pozivajući se na Zakon o radu. 

Iako Zakon o elektronskom dokumentu izjednačava važnost i snagu papirne i elektronske forme i iako bi digitalizacija obezbedila viši nivo zaštite podataka, a privredi donela uštede, kolizija propisa svima pravi štetu, piše u novom Biltenu NALED.

Šta donosi digitalna praksa 

Zato je ova organizacija digitalizaciju dokumenata, elektronsku dostavu i čuvanje svih dokumenata iz radno-pravnih odnosa označila kao jednu od 15 prioritetnih preporuka novog izdanja NALED Sive knjige. 

Uvođenjem ove novine u zakonski okvir i uspostavljanjem digitalne prakse, zaposleni bi mogli u elektronskoj formi da zaključe ugovor o radu, da im elektronskim putem bude dostavljen pravilnik o sistematizaciji, rešenje o plaćenom odsustvu, neplaćenom odsustvu, rešenje o porodiljskom i druge dokumente. 

– Radnicima bi trebalo dati mogućnost da biraju da li žele da sačine i dobiju dokumente elektronskim ili tradicionalnim putem u paprinoj formi. 

U preporuci Sive knjige naznačili smo da bi dodavanjem posebnog člana u Zakon o radu trebalo predvideti i opciju kreiranja, dostavljanja i čuvanja dokumenata, opštih akata i ugovora u digitalnoj formi. Zakon to sada dozvoljava samo u dva slučaja – objašnjava Jelena Mićić iz NALED-a.  

Visok nivo zaštite podataka i manji troškovi 

Elektronski pečat i potpis godinama su u svakodnevnoj primeni u firmama i njihova izrada i čuvanje značajno smanjuju troškove i gubitak vremena. Takođe, elektronski dokumenti obezbeđuju visok nivo zaštite podataka i privatnosti jer se štite šiframa, enkripcijom i drugim sigurnosnim mehanizmima. 

Neusklađenost propisa i nerazumevanje inspekcijskih organa otežavaju poslodavcima i zaposlenima da koriste pogodnosti koje im zakonski stoje na raspolaganju.  

Praksa pokazuje da inspekcije često tumače da bi sva dokumenta trebalo da budu u papirnom obliku i firme se ponašaju u skladu s tim, između ostalog i zbog novčanih kazni, pa moraju da izrađuju i arhiviraju i štampane verzije svih radno-pravnih dokumenata. 

Često se dešava u praksi da su kompanije već uvele digitalnu formu dokumenata, ali zbog zakonskog okvira i ustaljene prakse svu dokumentaciju štampaju i time rade dupli posao. Iskustva stečena za vreme pandemije ukazala su na suštinski značaj fleksibilne, elektronske komunikacije između poslodavaca i zaposlenih, lišene nepotrebnog formalizma i preterano dugih procedura.  

S obzirom na to da prednosti tehnološkog napretka mogu doprineti poboljšanju i modernizaciji poslovanja, donošenje izmena Zakona o radu u oblasti elektronskog čuvanja i dostavljanja dokumentacije iz radno-pravnih odnosa, bilo bi dodatan podsticaj unapređenju efikasnosti privrede.   

U Hrvatskoj elektronsko čuvanje dokumenata od početka godine 

Trend prelaska na elektronsko čuvanje i dostavljanje dokumenata se ubrzava u mnogim evropskim zemljama. Pravo treba da ide u korak sa društvom, prateći njegov razvoj, a za sada su na ovaj način svoje poslovni ambijent modernizovale i digitalizovale Estonija, Danska, Finska, Poljska i od početka ove godine Hrvatska. 

Foto V.Talashuk/Unsplash